Suchaufträge und Beziehungen verwalten

Am Kontakt hinterlegen Sie Suchwünsche, verknüpfen Immobilien und stellen Beziehungen zu anderen Personen her. Diese Zuordnungen erfüllen unterschiedliche Zwecke: Ein Suchauftrag beschreibt gesuchte Eigenschaften, ein Interesse verbindet den Kontakt mit einer konkreten Immobilie und eine Personenverbindung beschreibt eine Beziehung zwischen zwei Kontakten.

Die folgenden Beispiele verwenden ausschließlich fiktive Daten. Clara Beispiel (Handbuch-Test) ist als Kaufinteressent angelegt, privat freigegeben und ohne Kontaktaufnahme-Erlaubnis. Falls ein benötigter Kontakt noch fehlt, nutzen Sie zunächst Kontakte finden und anlegen.

1. Öffnen Sie beim Kontakt unter „Immobilien“ die „Suchaufträge“.
2. Klicken Sie auf „Suchauftrag anlegen“.
3. Geben Sie im Dialog einen aussagekräftigen Namen ein.
4. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Damit wird die Suchauftragsdefinition unmittelbar gespeichert.
5. Ergänzen Sie anschließend über „Angabe hinzufügen“ die Suchkriterien.

Die Oberfläche ermöglicht mehrere Suchaufträge pro Kontakt. Praktisch geprüft ist hier die Anlage eines Suchauftrags. Verwenden Sie getrennte Aufträge, wenn Sie unterschiedliche Suchwünsche übersichtlich erfassen möchten.

Über „Personenbezogener Suchauftrag“ erzeugen Sie zusätzlich einen persönlichen Link zum Kundenformular. Linkerzeugung und das Ausfüllen dieses Formulars mit fiktiven Beispieldaten sind geprüft. Die folgenden Abschnitte zur Kundensicht erläutern die Felder und die gesonderten Erklärungen. Der Suchauftrag ist dort nicht abgeschickt.

Über „Angabe hinzufügen“ öffnen Sie den Kriteriendialog. Wählen Sie eine Priorität, das gesuchte Merkmal, den Vergleich und den Wert. Als Prioritäten stehen „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“ bereit. Wie diese Prioritäten algorithmisch gewichtet werden, ist hier nicht verifiziert.

Zu den angebotenen Kriterien gehören PLZ, Ort, maximale Distanz zu PLZ oder Ort in Kilometern, Nutzungsart, Vermarktungsart, Objektart, Objektattribut, Preisarten sowie Flächen und Anzahlen. Wählen Sie die Merkmale, die den tatsächlichen Suchwunsch beschreiben.

1. Öffnen Sie „Angabe hinzufügen“.
2. Wählen Sie beispielsweise die Priorität „Hoch“ und das Kriterium „Preis - Kaufpreis (€)“.
3. Wählen Sie den gewünschten Vergleich und tragen Sie den Wert ein.
4. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und kontrollieren Sie die Darstellung im Suchauftrag.

Numerische Vergleiche werden als gleich, ungleich, „von/größer als“ beziehungsweise „bis/kleiner als“ angeboten und als =, !=, > oder < gespeichert. Beachten Sie die gespeicherten Zeichen > und <: Eine Einbeziehung des Grenzwerts ist damit nicht ausgewiesen. Im Beispiel wird ein Kaufpreis unter 1.500.000 Euro mit Priorität „Hoch“ gespeichert.

Bei einem Auswahlkriterium wie „Objektart“ wählen Sie gleich oder ungleich und den passenden Auswahlwert. Im Beispiel wird „Objektart = Haus“ ebenfalls mit Priorität „Hoch“ ergänzt.

Unter „Interesse/Verwaltung“ verknüpfen Sie den Kontakt mit einer konkreten Immobilie. Öffnen Sie im Bereich „Interesse“ die Aktion „Hinzufügen“.

1. Wählen Sie die gewünschte Immobilie aus.
2. Wählen Sie den passenden Status der Kundenbeziehung.
3. Prüfen Sie ausdrücklich die Checkbox „Exposé an den Kontakt übermitteln“.
4. Speichern Sie die Zuordnung und kontrollieren Sie die Liste.

Als Status stehen „Exposé zugesendet“, „Provision bestätigt“, „Telefoniert/E-Mail“, „Besichtigungstermin“, „Kaufinteresse“, „Vertrag/Notar“ und „Kein Interesse“ zur Verfügung. Wählen Sie einen Status, der dem tatsächlichen Stand entspricht.

Im Beispiel wird Clara mit der fiktiven Villa und dem Status „Kaufinteresse“ verknüpft. Die Checkbox zum Übermitteln eines Exposés bleibt ausgeschaltet. Die Liste zeigt anschließend die Objektangaben „Akquise“ und „Kauf“, den Kundenstatus „Kaufinteresse“ sowie „Keine Kontaktaufnahme“. Dabei wird kein Exposé versendet.

Ein Klick auf den Objekttitel in der Interessenliste öffnet „Interesse bearbeiten“. Dort sehen Sie die Immobilie, den Kundenstatus und die Checkbox zum Übermitteln eines Exposés.

1. Öffnen Sie die betreffende Interessenverknüpfung über den Objekttitel.
2. Kontrollieren oder ändern Sie den Kundenstatus.
3. Prüfen Sie vor dem Speichern erneut die Exposé-Checkbox.
4. Speichern Sie die Änderung oder verlassen Sie den Dialog mit „Abbrechen“.

Der Dialog bietet außerdem „Immobilie anzeigen“ und „Verknüpfung löschen“. Der Löschvorgang ist hier nicht durchgeführt.

Unterscheiden Sie den Kundenstatus vom Vermarktungsstatus der Immobilie. „Kaufinteresse“ beschreibt den Stand beim Kontakt, während beispielsweise „Akquise“ zur Immobilie gehört. Auch der ausgewählte Kundenstatus „Exposé zugesendet“ ist für sich genommen kein Versandnachweis. Prüfen Sie tatsächliche Versandvorgänge in den zugehörigen Kommunikationsanzeigen, statt allein aus einem manuell ausgewählten Status auf eine Übermittlung zu schließen.

Für die Eigentümer- beziehungsweise Verwaltungszuordnung öffnen Sie beim betreffenden Kontakt den Bereich „Eigentümer/Verwalter“. Im Beispiel wird dafür Jonas Beispiel (Handbuch-Test) verwendet. Dieser zweite fiktive Kontakt ist als Verkäufer angelegt, privat freigegeben und ohne Kontaktaufnahme-Erlaubnis.

1. Klicken Sie unter „Eigentümer/Verwalter“ auf „Hinzufügen“.
2. Wählen Sie die passende Immobilie aus.
3. Bestätigen Sie mit „Hinzufügen“.
4. Kontrollieren Sie die gespeicherte Zuordnung in der Liste.

Die Zuordnung wird durch „Hinzufügen“ unmittelbar gespeichert. Im Beispiel wird die fiktive Villa ausgewählt.

Der geprüfte Dialog bietet keine getrennte Auswahl zwischen der Rolle Eigentümer und der Rolle Verwalter. Kontrollieren Sie, ob die gespeicherte Verknüpfung dem beabsichtigten fachlichen Zusammenhang entspricht.

Unter „Sonstiges“ → „Verbundene Personen“ stellen Sie eine Beziehung zu einem bereits vorhandenen Kontakt her. Öffnen Sie dafür „Hinzufügen“.

1. Wählen Sie den bestehenden Kunden aus, den Sie verbinden möchten.
2. Wählen Sie eine passende Verbindungsart.
3. Klicken Sie auf „Verbinden“.
4. Kontrollieren Sie die neue Beziehung in der Liste.

Die Auswahl enthält 26 Verbindungsarten. Dazu gehören beispielsweise Sonstiger Kontakt, Kooperationsmakler, Ehepartner, Lebenspartner, Familienmitglied, Miteigentümer, Verkäufer/Eigentümer, Käufer/Interessent, Mieter, Vermieter, Notar, Hausverwaltung und Bevollmächtigter. Die neutrale Auswahl heißt aktuell „Sonstiger Kontakt“, nicht „Standard“.

Wählen Sie die Verbindungsart aus Sicht des aktuell geöffneten Kontakts. Im Beispiel wird bei Jonas die bestehende Clara als „Käufer/Interessent“ verbunden. Dadurch entsteht eine Personenbeziehung; die Kontaktart des ausgewählten Kontakts ist eine davon getrennte Angabe.

In der Liste der verbundenen Personen öffnet ein Klick auf den Namen den Dialog „Verbundene Person bearbeiten“. Dort können Sie den Kunden und die Verbindungsart kontrollieren.

1. Öffnen Sie die Beziehung über den Namen.
2. Prüfen Sie die ausgewählte Person und die Verbindungsart.
3. Nehmen Sie bei Bedarf die gewünschte Änderung vor.
4. Bestätigen Sie mit „Aktualisieren“ oder verlassen Sie den Dialog mit „Abbrechen“.

„Kontakt anzeigen“ öffnet den zugehörigen Kontakt in einem neuen Tab. So können Sie dessen Angaben prüfen, ohne den ursprünglichen Kontakt zu verlassen. Zusätzlich ist „Verbindung löschen“ vorhanden. Dieser Löschvorgang ist hier nicht durchgeführt.

Eine Verbindungsart wie „Bevollmächtigter“ dokumentiert die gewählte Beziehung. Die Auswahl allein belegt weder eine rechtliche Vollmacht noch Eigentum oder Zugangsberechtigungen. Prüfen Sie erforderliche Unterlagen und Berechtigungen unabhängig davon.

Kontrollieren Sie nach dem Verbinden auch die Gegenrichtung beim anderen Kontakt. Die automatisch angezeigte Gegenbezeichnung kann von Ihrer ursprünglichen Auswahl abweichen.

Im Beispiel wird Clara bei Jonas als „Käufer/Interessent“ verbunden. Öffnen Sie anschließend Clara und dort „Verbundene Personen“, erscheint Jonas automatisch als „Makler (betreut Käufer)“. Das geschieht, obwohl Jonas die Kontaktart „Verkäufer“ besitzt.

1. Öffnen Sie den zweiten Kontakt.
2. Prüfen Sie dessen Liste „Verbundene Personen“.
3. Vergleichen Sie die automatisch angezeigte Verbindungsart mit dem beabsichtigten Zusammenhang.

Verwechseln Sie diese Gegenbezeichnung nicht mit der Kontaktart. Leiten Sie aus ihr weder Eigentum noch Vollmacht oder Zugriffsrechte ab. Wenn die Bezeichnung fachlich nicht passt, prüfen Sie die Beziehung auf beiden Seiten sorgfältig, bevor Sie sie für Ihre weitere Arbeit verwenden.

In den beschriebenen Beispielen werden keine Beziehungen gelöscht und keine E-Mails oder Exposés versendet. Für die Prüfung des Kundenformulars ist ein persönlicher Suchlink erzeugt und geöffnet; eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Unter „Immobilien“ → „Suchaufträge“ finden Sie „Personenbezogener Suchauftrag“. Über diesen Bereich erzeugen Sie einen persönlichen Link. Anschließend erscheint der Reiter „Pers. Suchaufträge“ mit dem Link sowie den Aktionen „Kopieren“, „E-Mail“ und „Deaktivieren“.

1. Öffnen Sie die Suchaufträge beim gewünschten Kontakt.
2. Rufen Sie „Personenbezogener Suchauftrag“ auf und erzeugen Sie den persönlichen Link.
3. Kontrollieren Sie den Link im Reiter „Pers. Suchaufträge“.
4. Öffnen Sie den Link, um das Kundenformular zu prüfen. Geben Sie ihn nur bewusst an den vorgesehenen Empfänger weiter.

Im Kundenformular wählen Sie unter „Was suchen Sie?“ eine Objektart, beispielsweise Zimmer, Wohnung, Haus, Grundstück oder Büro/Praxen. Unter „Art des Erwerbs?“ stehen Kauf, Miete/Pacht, Erbpacht und Leasing bereit. Ergänzen Sie den maximalen Preis sowie Ort oder Postleitzahl. Für den Umkreis stehen 0, 5, 10, 15, 20, 25 und 50 Kilometer zur Auswahl.

Weitere Felder erfassen Fläche, Grundstücksfläche und Zimmeranzahl jeweils mit einer Unter- und Obergrenze. Optional geben Sie der Suche einen Titel. Tragen Sie nur die Grenzen ein, die zum tatsächlichen Suchwunsch passen.

Das fiktive Beispiel enthält Haus, Kauf, einen maximalen Preis von 1.500.000 Euro, Musterstadt, 200 bis 300 Quadratmeter Fläche und mindestens fünf Zimmer. Diese Werte dienen zur Veranschaulichung der Eingabe. Der Suchauftrag ist nicht abgeschickt oder als neue Kundensuche gespeichert.

Die Linkerzeugung und der Versand über „E-Mail“ sind getrennte Schritte. Im abgebildeten Beispiel mit Clara wird keine Nachricht versendet. Eine ergänzende Prüfung mit einem gesonderten Testkontakt bestätigt den manuellen Versand und einen Eintrag in der Kontakt-Historie. In einer weiteren Prüfung ist auch der Eingang im Empfängerpostfach bestätigt; die beobachtete Abweichung der Mailüberschrift erläutert der ergänzende Abschnitt. Die Kundensuche ist weiterhin nicht abgeschickt.

Wenn Sie den Link sperren möchten, öffnen Sie im Reiter „Pers. Suchaufträge“ die Aktion „Deaktivieren“. Der Dialog nennt die Deaktivierung des persönlichen Suchauftrags und verlangt die Bestätigung „Eintrag unwiderruflich löschen“. Prüfen Sie Kontakt und Aktion sorgfältig. Verwechseln Sie diesen Ablauf nicht mit „Suchauftrag löschen“ an einer vorhandenen Suchdefinition.

Im geprüften Beispiel verschwindet nach der Deaktivierung der Reiter „Pers. Suchaufträge“. Der alte Link zeigt kein Kundenformular mehr. Clara Beispiel und der zuvor angelegte Suchauftrag mit seinen beiden Kriterien bleiben erhalten. Unter „Suchaufträge“ steht wieder „Personenbezogener Suchauftrag“ zur Verfügung. Eine erneute Linkerzeugung ist hier nicht geprüft.