Geschützte Dokumente bereitstellen

Unter „Sonstiges“ → „Geschützte Dokumente“ erstellen Sie einen Link zu Unterlagen für einen Kontakt. Laut Hilfetext umfasst die Freigabe die geschützten Dokumente der ausgewählten Immobilie sowie alle persönlichen Dateien des Kontakts. Prüfen Sie diesen Umfang sorgfältig, bevor Sie einen Link erzeugen oder weitergeben.

1. Öffnen Sie den gewünschten Kontakt.
2. Wählen Sie unter „Sonstiges“ den Bereich „Geschützte Dokumente“.
3. Wählen Sie unter „Immobilie auswählen“ die passende Immobilie aus. Diese Auswahl ist Voraussetzung für die weiteren Felder.
4. Kontrollieren Sie die Anzeige „Geschützte Dateien:“ und zusätzlich die beim Kontakt hinterlegten persönlichen Dateien.

Die erste Abbildung zeigt die ausgewählte Villa noch ohne geschützte Immobiliendatei: Unter „Geschützte Dateien:“ steht „Keine Dateien gefunden.“ Trotzdem erscheint in der Kundensicht die persönliche Kontaktdatei „handbuch-testnotiz-clara.txt“. Eine leere Immobilien-Dateiliste bedeutet daher nicht, dass über den Link keine Dateien bereitgestellt werden. Wie Sie zusätzlich eine Immobiliendatei zuordnen und den gesamten Umfang prüfen, erfahren Sie im letzten Abschnitt dieser Seite.

Prüfen Sie persönliche Kontaktdateien separat unter „Daten“ → „Dateien“. Die Verwaltung ist in „Kommunikation, Dateien und Nachweise“ beschrieben. Eine Auswahl einzelner persönlicher Dateien für diesen Link ist in der hier geprüften Maske nicht belegt.

Nach der Immobilienauswahl sehen Sie „Link generieren“, das zunächst leere, nur lesbare Feld „Link“, die Aktion „Link kopieren“ und das Datum „Gültig bis“. „Link speichern“ ist zunächst deaktiviert.

1. Überlegen Sie, wie lange die Unterlagen benötigt werden.
2. Tragen Sie bei Bedarf ein passendes Datum unter „Gültig bis“ ein.
3. Prüfen Sie vor der Linkerzeugung nochmals Kontakt, Immobilie und vorgesehenen Dateiumfang.

Im Beispiel ist der 05.11.2026 eingetragen. Dieses Datum veranschaulicht nur die Eingabe und ist keine Vorgabe für Ihre eigenen Freigaben. Ein eingetragenes Ablaufdatum allein erzeugt oder speichert noch keinen Link.

Laut Hilfetext gilt ein Link ohne eingetragenes Ablaufdatum 30 Tage. Nach Ablauf soll kein Zugriff mehr möglich sein. Wählen Sie für Ihren Vorgang bewusst eine angemessene Gültigkeit, statt die Voreinstellung ungeprüft zu übernehmen.

Der Dokumentenlink öffnet die Kundenseite „Geschützte Dokumente“. Im Kopfbereich sehen Sie die zugeordnete Immobilie mit Titel, Objektnummer und Ort. Im fiktiven Beispiel sind dies „Villa Sonnenblick (fiktives Handbuchbeispiel)“, die Objektnummer IMM88441 und Musterstadt.

Vor der Dateianzeige erscheint „Persönliche und vertrauliche Dokumente“. Der Hinweis richtet sich an den vorgesehenen Empfänger und bittet darum, den Link und die Dokumente vertraulich zu behandeln und ohne vorherige Zustimmung des bereitstellenden Maklers nicht an Dritte weiterzugeben.

1. Kontrollieren Sie die angezeigte Immobilie.
2. Lesen Sie den Vertraulichkeitshinweis.
3. Bestätigen Sie die Kenntnisnahme über das Kontrollkästchen.
4. Klicken Sie auf „Dokumente anzeigen“.

Im geprüften Beispiel öffnet diese Abfolge die Dateiansicht. Die Abbildung zeigt den Hinweis vor der Bestätigung. Sie enthält ausschließlich fiktive Angaben und keinen nutzbaren Dokumentenlink.

Nach dem Bestätigen des Hinweises und „Dokumente anzeigen“ erscheint im Beispiel der Bereich „Persönliche Dokumente“. Die Dateikarte zeigt „handbuch-testnotiz-clara.txt“, das Dateiformat „txt“ und die Schaltfläche „Download“.

1. Prüfen Sie den Dateinamen und das Dateiformat.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Datei auf „Download“.
3. Kontrollieren Sie die heruntergeladene Datei.

Der Einzeldownload der fiktiven Testnotiz ist praktisch geprüft. Die heruntergeladene Datei ist 339 Byte groß und stimmt mit der für den Handbuch-Test hinterlegten Datei überein. Auch der Einzel- und Sammeldownload einer später ergänzten geschützten Immobiliendatei ist inzwischen geprüft; die Schritte erläutert der nächste Abschnitt.

Zusätzlich steht „Alle Dokumente herunterladen“ bereit. Damit erhalten Sie im geprüften Beispiel eine ZIP-Datei mit der geschützten Immobilien-PDF und der persönlichen Kontaktdatei. Die erneute Prüfung des Clara-Links nach seinem Ablauf zeigt statt der Dateiansicht eine Ablaufmeldung; Einzelheiten stehen unter „Freigabeumfang und Widerruf beachten“. Auch nach dem gezielten Widerruf eines neu angelegten Testlinks am 12. November 2026 zeigte derselbe Kundenlink die Ablaufmeldung statt der Dateiliste.

Zusätzlich zur persönlichen Kontaktdatei ist im fiktiven Beispiel nun eine PDF der Villa als geschütztes Dokument zugeordnet. Sie erscheint unter „Geschützte Dokumente“, während die Kontaktdatei getrennt unter „Persönliche Dokumente“ steht. Die Zuordnung der PDF erläutert Bilder und Dokumente verwalten.

Die PDF erscheint unter dem bereits bestehenden Link, ohne dass dieser neu erzeugt wird. Prüfen Sie deshalb auch nach späteren Änderungen am Dateibestand den zugänglichen Umfang.

1. Öffnen Sie die vorgesehene Dokumentenseite und kontrollieren Sie die Immobilie.
2. Prüfen Sie die Dateien unter „Geschützte Dokumente“ und „Persönliche Dokumente“.
3. Laden Sie die gewünschte Datei über „Download“ einzeln herunter.
4. Verwenden Sie für den gemeinsamen Download „Alle Dokumente herunterladen“.
5. Öffnen Sie das ZIP-Archiv und kontrollieren Sie die enthaltenen Dateien.

Im geprüften Beispiel enthält das ZIP die fiktive Immobilien-PDF und die persönliche Testnotiz. Die PDF aus beiden Downloadwegen stimmt mit der hochgeladenen Originaldatei überein. Die spätere Ablaufprüfung des Clara-Links ist unter „Freigabeumfang und Widerruf beachten“ beschrieben. Dort ist auch der am 12. November 2026 geprüfte Widerruf eines neu angelegten Dokumentenlinks beschrieben.