Kontakte und Adressen in immo-naut
Kontakte sind die zentrale Personen- und Unternehmensverwaltung in immo-naut. In einem Kontakt werden Adressdaten, Kommunikationshistorie, Dokumente, Termine, Aufgaben, Notizen, Immobilienverknüpfungen, Suchaufträge und Datenschutzinformationen zusammengeführt.
Kontaktanlage
Kontakte können manuell über einen vierstufigen Assistenten angelegt werden. Dabei können neben klassischen Adressdaten auch Eigenschaften wie Geschlecht, Kontaktart und weitere Merkmale erfasst werden.
Alternativ können Kontakte aus einer VCF-Visitenkarte importiert oder aus einer eingegangenen E-Mail übernommen werden. Bei der Übernahme aus E-Mails liest die Software Informationen aus dem E-Mail-Header aus und prüft anhand der E-Mail-Adresse auf Duplikate.
Automatische Kontakte aus Portalanfragen
Ein wichtiger automatischer Weg ist die Erfassung über Immobilienportale. Portale können Anfragen als E-Mail mit XML-Anhang senden. Wenn Portal, Standard-E-Mail-Konto und automatischer Adressenimport korrekt eingerichtet sind, erkennt immo-naut die Anfrage, liest die XML-Daten aus und legt den Kontakt an.
Der vollständige Ablauf ist unter Portalanfragen und automatische Verarbeitung beschrieben.
Verknüpfungen
Ein Kontakt kann mit beliebig vielen Immobilien verbunden sein. Interessen entstehen manuell oder automatisch beim Versand eines Exposés. Eigentümer können ebenfalls mit ihren Immobilien verknüpft werden.
Kontakte können ausserdem miteinander verbunden werden. Diese Beziehungen werden als verbundene Personen dargestellt.
Suchaufträge und Matching
Für Kontakte können Suchaufträge hinterlegt werden. Ein Suchauftrag besteht aus Suchkriterien, anhand derer passende Immobilien aus dem Bestand ermittelt werden. Passende Treffer können anschließend für den Exposéversand genutzt werden.
Mehr dazu steht auf Suchaufträge und Matching.
Dokumente, Aktivitäten und Historie
Kontaktbezogene Dokumente werden direkt am Kontakt abgelegt. Geschützte Dokumente können über einen verschlüsselten, zeitlich begrenzten Link bereitgestellt werden.
Aktivitätsnachweise dokumentieren Interaktionen zwischen Makler und Kontakt. Die Historie protokolliert Änderungen an den Kontaktdaten.
Datenschutzbezug
Datenschutzstatus, Kontaktaufnahme-Erlaubnis, Anträge und Hinweise sind am Kontakt sichtbar. Details stehen unter Datenschutz.