Portalanfragen und automatische Verarbeitung
Portalanfragen sind ein zentraler Einstieg in automatisierte Prozesse von immo-naut. Ein Immobilienportal kann eine Anfrage als E-Mail mit XML-Anhang an das Standardpostfach des Maklers senden.
Ablauf
Wenn die Konfiguration vollständig ist, kann immo-naut:
- die E-Mail anhand des Portalabsenders erkennen,
- den XML-Anhang mit Interessentendaten auslesen,
- anhand der E-Mail-Adresse eine Duplikatsprüfung durchführen,
- einen Kontakt anlegen oder zuordnen,
- den Kontakt mit der angefragten Immobilie verknüpfen,
- eine Chance in der Phase Anfrage Exposé erstellen,
- bei aktivierter Funktion automatisch ein Online-Exposé versenden,
- den Vorgang an Kontakt, Immobilie und Chance protokollieren.
Voraussetzungen
Der Ablauf setzt voraus:
- Das Immobilienportal ist korrekt eingerichtet.
- Die Portal-Anfragen werden an das eingerichtete E-Mail-Postfach gesendet.
- Dieses E-Mail-Konto ist in immo-naut eingerichtet.
- Das Konto ist als Standardkonto definiert.
- Die Absenderadresse des Portals ist hinterlegt.
- Die automatische Überprüfung ist aktiviert.
- Der automatische Adressenimport ist aktiviert.
- Für Chancen und Exposéversand sind die benötigten Automatisierungen aktiv.
Rolle des Standardkontos
Nur das Standard-E-Mail-Konto wird für den integrierten Posteingang, den automatischen Abruf, die Verarbeitung von Portalanfragen und automatisierte Versandprozesse verwendet. Weitere Konten können für manuellen Versand genutzt werden, nehmen aber nicht an diesen automatisierten Abläufen teil.
Diagnose
Das Anfrage-Setup prüft, ob E-Mail-Konto, Standardkonto, Portal, Portalabsender, automatische Portal-E-Mail und automatischer Exposéversand korrekt eingerichtet sind.
Grenzen
Eine automatische Verarbeitung darf nicht erwartet werden, wenn XML-Anhang, erkannter Portalabsender, Standardkonto oder Automatisierung fehlen. In diesem Fall muss die Konfiguration korrigiert oder der Vorgang manuell bearbeitet werden.