Datenschutz in immo-naut

Das Datenschutzmodul unterstützt Makler bei der Verwaltung von Datenschutzpräferenzen, Abmeldungen, Löschanträgen und Anonymisierungen. Die rechtliche Bewertung und Bearbeitung liegt beim Makler.

Jede E-Mail, die über den integrierten E-Mail-Client versendet wird, enthält automatisch einen personalisierten Datenschutz- beziehungsweise Abmeldelink im Footer. Der Link wird von immo-naut erzeugt, ist einem Kontakt zugeordnet, verschlüsselt und kann vom Makler nicht deaktiviert oder entfernt werden.

Optionen für Interessenten

Über den Link gelangt der Interessent auf eine persönliche DSGVO-Seite. Dort kann er unter anderem:

  • Exposé-E-Mails abbestellen,
  • Newsletter abbestellen,
  • Marketing-E-Mails abbestellen,
  • alle E-Mails abbestellen,
  • vollständige Löschung personenbezogener Daten beantragen.

Nach dem Absenden erhält der Interessent eine Bestätigung. Der Link verliert danach seine Gültigkeit.

DSGVO-Anträge

Eingegangene Anträge erscheinen im Datenschutzmodul. Die Übersicht zeigt Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und beantragte Aktion.

Bei einem Löschantrag zeigt immo-naut relevante Informationen zum Kontakt, etwa Kontaktaufnahme-Erlaubnis, Zustimmung zum Maklervertrag, letzte Aktivität, Zeitraum seit der letzten Aktivität und beantragte Datenschutzmaßnahmen.

Anonymisierung

Bei einer Anonymisierung werden personenbezogene Daten dauerhaft entfernt. Fachliche Verknüpfungen wie Immobilien, Termine, Aktivitäten, Historien und interne Beziehungen können erhalten bleiben.

Nach der Anonymisierung ist nicht mehr nachvollziehbar, welche Person ursprünglich mit den Daten verknüpft war. Die Software weist darauf hin, dass die Anonymisierung endgültig und nicht rückgängig zu machen ist.

Löschung

Ein Kontakt kann unter bestimmten Voraussetzungen vollständig gelöscht werden. Die Trainingsdaten nennen dies insbesondere für Fälle, in denen keine rechtliche Grundlage für weitere Speicherung besteht und der Interessent beispielsweise nie ein Exposé geöffnet oder einem Maklervertrag zugestimmt hat.

Bestehen Nachweis- oder Dokumentationspflichten, ist laut Trainingsdaten Anonymisierung statt Löschung vorgesehen. Die konkrete Entscheidung liegt beim Makler.

Hinweise und Empfehlungen

immo-naut zeigt anonymisierte Kontakte und empfohlene Anonymisierungen an, etwa Kontakte ohne Aktivität seit mehr als 365 Tagen. Diese Anzeige ist eine Prüfempfehlung; die Entscheidung verbleibt beim Makler.

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