Mit immo-naut können Immobilienmakler eingehende Anfragen aus Immobilienportalen weitgehend automatisiert verarbeiten. Die Software erkennt korrekt konfigurierte Portalanfragen, übernimmt die Interessentendaten aus den übermittelten XML-Daten, legt Kontakte an, verknüpft sie mit der angefragten Immobilie und kann anschließend automatisch das passende Online-Exposé versenden.
Auch der weitere Bearbeitungsstand lässt sich automatisiert in der Chancen-Pipeline dokumentieren. So entsteht aus einer neuen Portalanfrage ein strukturierter und nachvollziehbarer Prozess – ohne dass jeder Arbeitsschritt manuell ausgeführt werden muss.
Eine Anfrage wird vom Immobilienportal per E-Mail an das hinterlegte Maklerpostfach gesendet. Enthält die Nachricht die erforderlichen XML-Daten und sind Portal sowie Postfach in immo-naut korrekt eingerichtet, kann die Anfrage automatisch verarbeitet werden.
Dabei kann immo-naut:
Damit verbindet immo-naut E-Mail, Kontakte, Immobilien, Online-Exposés und Chancenmanagement zu einem durchgängigen Anfragenprozess.
Ein Interessent entdeckt beispielsweise auf einem Immobilienportal ein Objekt und sendet über das dortige Anfrageformular eine Kontaktanfrage.
Die Anfrage wird an die E-Mail-Adresse geschickt, die beim Portal als Empfänger hinterlegt ist. Dieses Postfach muss auch in immo-naut als zu überwachendes E-Mail-Konto eingerichtet sein.
Wichtig ist außerdem, dass das Portal die für die automatische Verarbeitung erforderlichen XML-Daten beziehungsweise den entsprechenden Anhang mitsendet.
Im Portal-Setup von immo-naut wird hinterlegt, von welchen Portal-Absendern entsprechende Anfragen erwartet werden.
Ist die automatische Überprüfung aktiviert, kontrolliert immo-naut das konfigurierte Postfach gezielt auf passende Nachrichten.
Die XML-Daten der Portalanfrage werden ausgelesen. Daraus können die Kontaktdaten des Interessenten übernommen und in der Adressverwaltung angelegt werden.
Der Kontakt wird gleichzeitig mit der Immobilie verknüpft, zu der die Anfrage eingegangen ist.
Ist die Chancen-Automatik eingerichtet, wird aus der Anfrage eine Chance für die weitere Bearbeitung erzeugt.
Der Einstieg in die Pipeline erfolgt über den Status „Anfrage Exposé“.
Ist der automatische Online-Exposé-Versand für das System und die betreffende Immobilie aktiviert, erhält der Interessent automatisch das passende Online-Exposé.
Die Chance kann anschließend in den Status „Exposé versendet“ wechseln.
Statt einzelne Funktionen isoliert zu betrachten, verbindet immo-naut die beteiligten Bereiche miteinander. Kontakt, Immobilie, E-Mail, Online-Exposé und Chance greifen auf dieselbe Prozesskette zu.
So wird aus einer eingehenden Immobilienanfrage ein strukturierter digitaler Workflow.
Damit Portalanfragen automatisch verarbeitet werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.
Bei mehreren beteiligten Einstellungen kann schnell eine einzelne Voraussetzung übersehen werden.
Deshalb bietet immo-naut im Anfrage-Setup eine zentrale Kontrollmöglichkeit für die automatische Anfrageverarbeitung.
Dort können Sie prüfen, ob die für den Prozess benötigten Einstellungen vorhanden und aktiviert sind. Der Status wird übersichtlich dargestellt, sodass fehlerhafte oder noch fehlende Konfigurationen schneller erkannt werden können.
Das ist besonders hilfreich, wenn zwar Portalanfragen eintreffen, einzelne Automatisierungsschritte aber noch nicht ausgeführt werden.
Automatisierung bedeutet nicht, dass jede Immobilie zwingend den gleichen Prozess durchlaufen muss.
Der automatische Online-Exposé-Versand kann grundsätzlich freigegeben und anschließend auf Ebene der einzelnen Immobilie gesteuert werden.
Dadurch lassen sich Objekte vom automatischen Versand ausnehmen, wenn der konkrete Vermarktungsauftrag, individuelle Vereinbarungen oder besondere Anforderungen einen anderen Ablauf erfordern.
Der Makler entscheidet damit weiterhin, bei welchen Immobilien der automatische Prozess eingesetzt wird.
Automatisiertes Anfragenmanagement soll die Arbeit des Maklers nicht ersetzen. Es übernimmt vor allem wiederkehrende administrative Schritte.
Statt Kontaktdaten aus Portalanfragen abzuschreiben, Objekte manuell zuzuordnen und jedes erste Exposé einzeln zu versenden, kann der Makler seine Zeit dort einsetzen, wo persönliche Betreuung tatsächlich wichtig wird.
Das Ergebnis ist ein schneller erster Kontakt für den Interessenten und gleichzeitig weniger Routinearbeit im Maklerbüro.
immo-naut ist eine cloudbasierte Immobilienmaklersoftware, mit der sich eingehende Immobilienanfragen strukturiert und weitgehend automatisiert bearbeiten lassen.
Bei korrekter Einrichtung erkennt die Software Portalanfragen im E-Mail-Postfach, verarbeitet die übermittelten XML-Daten, legt Interessenten als Kontakte an, ordnet sie der angefragten Immobilie zu und kann automatisch eine Chance sowie ein Online-Exposé erzeugen beziehungsweise versenden.
Weitere Aktionen des Interessenten können anschließend den Status innerhalb der Chancen-Pipeline fortschreiben.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Workflow von der ersten Portalanfrage bis zur weiteren Bearbeitung des Interessenten.
Mit einer entsprechend konfigurierten Maklersoftware wie immonaut können Anfragen aus Immobilienportalen automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden. Dazu werden die vom Portal übermittelten strukturierten Daten ausgelesen, der Interessent als Kontakt erfasst und mit der angefragten Immobilie verknüpft. Anschließend kann beispielsweise automatisch ein Online-Exposé versendet werden.
Ja. Wenn das Immobilienportal die notwendigen Daten an das konfigurierte Maklerpostfach sendet und das Portal in immonaut korrekt eingerichtet ist, können entsprechende Anfragen automatisch erkannt und verarbeitet werden.
Das Immobilienportal sendet die Anfrage per E-Mail an das beim Portal hinterlegte Maklerpostfach. Die für die automatische Verarbeitung erforderlichen Daten werden strukturiert, beispielsweise als XML-Daten, übermittelt. immonaut überwacht das konfigurierte Postfach auf Nachrichten der hinterlegten Portal-Absender und verarbeitet passende Anfragen.
Bei entsprechend konfigurierten Portalanfragen können die übermittelten Kontaktdaten automatisch übernommen werden. Der Interessent wird mit der Immobilie verknüpft, auf die sich seine Anfrage bezieht.
Nicht zwingend. Ist der automatische Online-Exposé-Versand aktiviert und die betreffende Immobilie dafür freigegeben, kann immonaut das Exposé automatisch an den Interessenten senden.
Ja. Neben der globalen Einstellung lässt sich für einzelne Immobilien steuern, ob der automatische Online-Exposé-Versand verwendet werden soll. Dadurch können Objekte mit abweichenden Anforderungen vom automatisierten Prozess ausgenommen werden.
Das verwendete Anfragepostfach muss in immonaut eingerichtet sein. Die Immobilienportale müssen ihre Anfragen an dieses Postfach senden und die erforderlichen strukturierten Daten übermitteln. Zusätzlich müssen die entsprechenden Portale, deren Absender sowie die automatische Überprüfung in immonaut eingerichtet und aktiviert sein.
Dafür steht in immonaut das Anfrage-Setup zur Verfügung. Dort können die relevanten Einstellungen für die automatische Verarbeitung kontrolliert werden. So lässt sich schneller erkennen, ob erforderliche Konfigurationen fehlen oder nicht aktiviert sind.
Wenn die entsprechende Automatik im Chancenmanagement aktiviert ist, kann aus einer verarbeiteten Anfrage automatisch eine Chance entstehen. Diese verbindet den Kontakt mit der Immobilie und bildet den aktuellen Stand der Bearbeitung ab.
Der automatisierte Ablauf kann unter anderem die Phasen „Anfrage Exposé“, „Exposé versendet“, „Provision bestätigt“ und „Exposé angesehen“ abbilden. Der Status kann sich anhand bestimmter Aktionen innerhalb des Anfrage- und Exposé-Prozesses weiterentwickeln.
Vor dem Zugriff auf das vollständige Exposé können die vom Makler konfigurierten erforderlichen Vereinbarungen und Zustimmungen angezeigt werden. Entsprechende Bestätigungen und der weitere Aufruf des Exposés können im Bearbeitungsprozess beziehungsweise Chancenstatus berücksichtigt werden.
Viele erste Schritte nach einer Portalanfrage sind wiederkehrend: Kontaktdaten übernehmen, Interessent und Immobilie zusammenführen, ein Exposé versenden und den Bearbeitungsstand dokumentieren. Werden diese Schritte automatisiert, sinkt der administrative Aufwand und Anfragen können auch außerhalb der Bürozeiten unmittelbar in den definierten Prozess aufgenommen werden.
Der Prozess verbindet insbesondere E-Mail, Kontaktverwaltung, Immobilienverwaltung, Portalanfragen, Online-Exposé und Chancenmanagement. Dadurch müssen die einzelnen Bearbeitungsschritte nicht isoliert in unterschiedlichen Systemen durchgeführt werden.
Die zugrunde liegende Anfrageverarbeitung kann für Immobilieninteressenten aus dem Kauf- und Mietbereich eingesetzt werden. Die weitere Bearbeitung lässt sich anschließend über die entsprechenden Chancen und Prozessschritte organisieren.
Lassen Sie wiederkehrende Schritte nach einer Portalanfrage von immo-naut übernehmen.
Vom Eingang der Anfrage über Kontaktanlage und Objektzuordnung bis zum Online-Exposé und zur Chancen-Pipeline entsteht ein strukturierter Prozess, der Ihnen administrative Arbeit abnimmt und gleichzeitig jeden Bearbeitungsschritt nachvollziehbar hält.