Buchbare Termine für Besichtigungen erstellen und verwalten Buchbarer Besichtigungstermin

Mit der Funktion Buchbarer Besichtigungstermin organisieren Sie Besichtigungen effizient, transparent und automatisiert. Interessenten buchen freie Termine direkt über das Online-Exposé – Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Teilnehmerzahl und Kommunikation.

Besichtigungstermin zum buchen anlegen

Einen buchbaren Besichtigungstermin erstellen Sie wie einen regulären Besichtigungstermin im Kalender.

Vorgehensweise:

Öffnen Sie den Kalender und erstellen Sie einen neuen Termin.
Wählen Sie als Betreff „Besichtigungstermin“.
Aktivieren Sie die Option „Buchbarer Besichtigungstermin“.
Legen Sie die maximale Teilnehmerzahl fest.
Wählen Sie die gewünschte Immobilie aus.

Ist der Immobilie ein Eigentümer oder Verwalter zugeordnet, wird dieser automatisch angezeigt.

Über die Funktion „E-Mail an Kontakt senden“ informieren Sie Eigentümer oder Verwalter unmittelbar über den geplanten Termin.

Detailansicht im Kalender

Klicken Sie auf einen buchbaren Besichtigungstermin, öffnet sich die Detailansicht. Dort erhalten Sie eine vollständige Übersicht über:

Anzahl angemeldeter Besucher
Namen der Interessenten
hinterlegte E-Mail-Adressen
gespeicherte Telefonnummern (Festnetz und Mobil)
zugeordnete Immobilie inklusive Objekt-Nr.
interne Notizen

In der Teilnehmerliste wird zusätzlich angezeigt, wie viele Plätze bereits belegt sind. Wenn Sie auf einen Teilnehmer klicken gelangen Sie von dort direkt zu der Detailansicht des Kontakt.

Direkte Kontaktaufnahme

Sind Telefonnummern hinterlegt, werden diese in der Terminansicht angezeigt.

Auf mobilen Endgeräten erscheint zusätzlich ein direkter Anruf-Button. Dadurch können Sie Interessenten unmittelbar kontaktieren – ideal für:

kurzfristige Terminänderungen
Rückfragen vor der Besichtigung
organisatorische Abstimmungen am Objekt

Wenn Sie einen bestehenden buchbaren Besichtigungstermin öffnen, erscheint zunächst eine kompakte Terminübersicht. Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht des Termins.

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Buchbaren Besichtigungsterminen anpassen

Anpassbare Einstellungen

Bei bereits angelegten buchbaren Besichtigungsterminen können nur bestimmte Angaben angepasst werden.

In der Bearbeitungsansicht können Sie folgende Werte ändern:

Datum des Termins
Start- und Endzeit
Maximale Teilnehmerzahl

Andere Angaben, wie die zugeordnete Immobilie, der Eigentümer oder der Terminbetreff, bleiben nach der Erstellung unverändert.

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Angemeldete Besucher

Im Bereich „Angemeldete Besucher“ sehen Sie alle Interessenten, die sich bereits für den Termin angemeldet haben. Zusätzlich wird angezeigt, wie viele Plätze bereits vergeben sind (z. B. 5 / 15).

Zu jedem Besucher werden – sofern vorhanden – folgende Informationen angezeigt: Name des Interessenten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz oder Mobil)

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Druckbare Liste der angemeldeten Besucher

Teilnehmerliste drucken

Über „Druckansicht anzeigen“ können Sie eine übersichtliche Teilnehmerliste öffnen.

Diese enthält: Name, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Telefonnummer

Die Liste kann direkt gedruckt oder als PDF gespeichert werden, beispielsweise um sie zur Besichtigung mitzunehmen.

Besichtigungstermin im Online-Exposé buchen

Wenn für eine Immobilie buchbare Besichtigungstermine eingerichtet wurden, können Interessenten diese direkt im Online-Exposé auswählen und buchen.

Termin auswählen

Im Exposé wird der Bereich „Besichtigungstermin buchen“ angezeigt.
Über das Dropdown-Menü können Interessenten einen verfügbaren Termin auswählen.

In der Terminliste werden folgende Informationen angezeigt: Datum des Termins, Uhrzeit (von – bis), Anzahl der noch verfügbaren Plätze

Dadurch sehen Interessenten sofort, welche Termine noch verfügbar sind.

Termin buchen

Nachdem ein Termin ausgewählt wurde, kann die Buchung über die Schaltfläche „Termin buchen“ bestätigt werden.

Der ausgewählte Termin wird anschließend für den Interessenten reserviert.

Bestätigung der Buchung

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint im Exposé eine Bestätigung mit dem gebuchten Termin.

Dort wird angezeigt: Datum und Uhrzeit des Termins, Anzahl der verbleibenden freien Plätze

Gleichzeitig wird der Interessent automatisch zum Termin hinzugefügt und erscheint in der Teilnehmerliste des Besichtigungstermins im Kalender.